Samo dobro organizirana pisarna je dovolj urejena

Pri uspešnosti podjetja ali posameznika lahko pomaga delovna motivacija, dobro pa je imeti tudi ustrezno urejen prostor. Vemo, da se produktivnost zaposlenih zveča, če delajo v bolj urejenem okolju, kjer imajo dovolj prostora za svoj prostor, za shranjevanje svojih osebnih stvari, a seveda tudi za opravljanje svojih delovnih nalog prek utečenih postopkov in predvidljivih orodij. Vse to spodbuja kreativnost in vodi do večjega zadovoljstva zaposlenih v službi.

Za boljšo organiziranost delovnega mesta si morajo prizadevati vsi

Pri urejanju delovnega mesta ne moremo računati zgolj na enega deležnika, na primer na vodstvo ali na vzdrževalce. Zagotoviti moramo pogoje, kjer se vsak zaposleni počuti odgovornega za svoj prostor in svoje delovne zadolžitve. Enako velja v družini, kjer si delo lahko razdelimo po posameznih družinskih članih in tako razbremenimo ali porazdelimo zadolžitve. Čeravno nas vedno priganja čas, pa si moramo za urejanje neposrednega okolja vzeti čas. To nam dolgoročno prihrani čas in denar, saj sprotno vlaganje v dobro organiziranost hitro pokaže svoje učinke na srednji rok. Ni treba, da govorimo o bleščeče čistih prostorih brez praška, gre le za dobro organiziranost in urejenost. Dobro zasnovan in strukturiran pisarniški prostor omogoča večjo produktivnost in manj zapravljenega  časa.

Pot do boljše organiziranosti vodi prek ustreznega načrtovanja in opreme

Dandanašnji sploh ni treba več, da vas oprema za boljšo urejenost veliko stane. Potrebujete zgolj nekaj volje, prostega časa in dobre, trpežne regale. Proces preurejanja ali pospravljanja nam ne vzame nujno veliko časa, zato ga lahko opravljamo ob ostalih nalogah in postopoma. Tako bomo spodbudili tudi vpletenost vseh zaposlenih in našo lastno angažiranost. Dobro je, če vemo približno, koliko časa in ostalih sredstev lahko namenimo organizaciji, nato pa izberemo ustrezne kovinske regale ali lesene strukture, ki bodo služile kot prostor za shranjevanje vseh naših arhivov in virov. Najprej začnite pri enostavnih, dnevnih opravilih. Znebite se nereda, odstranite prazne in neuporabne kose embalaže, star papir, okraske, ki ne služijo ničemur. To lahko delate vsak dan ali nekajkrat na teden. Potrebščine, ki jih najbolj uporabljate, in potrošni material, namestite sebi najbliže. Vse, česar ne uporabljate na dnevni osnovi, lahko shranite v bolj oddaljen del pisarne ali pa odložite v škatlo na vaš arhivski regal. Niti opazili ne boste, da tega predmeta ni več na vaši pisalni mizi. Opozorimo naj tudi na vzdrževanje čistoče in reda. Ne smete pozabiti na manjše predmete, okraske, na drobnarije in  rastline, ki so lahko prave ali umetne. Če so prekrite s prahom, to ne bo dajala vtisa redoljubnosti ali verodostojnosti vašim strankam, sodelavcem ali obiskovalcem.

Arhivski regali

Ostanite strukturirani, kar se vam bo bogato poplačalo

Organiziranje pisarne začnite s tem, da pregledate, kaj rabite in česa ne. Zberite in prerazporedite vse stvari, ki ne spadajo na svoje mesto, in jih postavite tja, kjer bodo služili svojemu namenu tako, da vas ne bodo ovirali. Tudi ustrezna razporeditev potrebščin, tako da so nam na dosegu roke, je pomembna. Pri pospravljanju in dobrem organiziranju se lahko odločite za vzpostavitev delovnih območij. Še posebej, če imate zaposlenih več ljudi ali opravljate več različnih dejavnosti, se lahko odločite, kakšna vrsta dela se odvija na vsakem področju vaše pisarne. Če boste imeli v enem območju glavni delovni prostor, bo to verjetno vaša pisalna miza, ki pa ji lahko dodate podporno delovno območje, kar je lahko omara za shranjevanje, kovinski regali ali druge police, mape ali kartonske škatle. Seveda lahko imate tudi bolj oddaljeno, arhivsko območje. Pri namembnostih delovnih območij je dobro tudi aparate in stroje namestiti tja, kamor jih lahko umestimo po namenu. Uporabno je tudi, če stvari označimo. Vzemite si čas za označevanje polic, mapic, košev, predalov in škatel. To bo pomagalo vzdrževati red vam samim in važšim sodelavcem pri iskanju in shranjevanju stvari.