Med 7-15% dokumentov se izgubi, za njihovo iskanje se porabi 30% delovnega časa.

Dokumentni sistem je skupek strategij, postopkov in orodij, ki jih uporabljamo za zajem, upravljanje, shranjevanje, trajno hrambo in dostop do vsebin in dokumentov, povezanih z organizacijskimi procesi. Orodja in strategije dokumentnih sistemov organizacijam omogočajo upravljanje z nestrukturiranimi informacijami, kjerkoli že so.

Razvoj informacijske družbe je s seboj prinesel nove možnosti dojemanja pojma dokumentacija in dokumentni sistem, pod katerim si večina še vedno predstavlja kupe bolj ali manj slabo urejenega na police naloženega papirja z informacijami, ki so že davno izgubile svojo vrednost. Vse pomembnejši v zadnjih desetletjih postajajo elektronski dokumentni sistemi, ki zavzemajo pomembno mesto v vsakdanjem življenju, kot kažejo zanimivi statistični podatki.

Prek 80 odstotkov znanja organizacij oz. podjetij je zajetega v dokumentih. Zbiranje, razvrščanje in razpošiljanje dokumentov predstavlja 90 odstotkov tipičnih opravil v pisarni. 16 odstotkov delovnih ur je porabljenih za iskanje informacij in približno 7-15 odstotkov dokumentov se izgubi in se za njihovo iskanje se porabi 30 odstotkov delovnega časa. 85 odstotkov dokumentov v neki organizaciji ni nikoli več uporabljenih. Stroški za hrambo papirnatih dokumentov so 7-krat višji od stroškov hranjenja na optičnem disku. V podjetjih naredijo povprečno 19 kopij istega dokumenta. Podjetja, ki še vedno hranijo 90 odstotkov svojega znanja na papirnatih dokumentih, s prehodom na elektronski dokumentni sistem zmanjšajo obseg svojega arhiva za 60 – 80 odstotkov.

Dokumentni sistem v Sloveniji

Slovenija na področju upravljanja dokumentov premore enega najbolj temeljitih zakonov na svetu (ZVDAGA), katerega uvedba je znatno pripomogla k urejanju dokumentacije v podjetjih. V zasebnem sektorju je omenjeni zakon odpravil obveznost potrjevanja notranjih pravil za elektronsko hrambo pri Arhivu RS ter poenostavil postopke preverjanja skladnosti strojne opreme in storitev hrambe gradiva. Omenjena sprememba je tako pospešila procese uvajanja elektronskega arhiviranja v podjetjih, saj je bilo potrjevanje notranjih pravil in dolgotrajni postopki povezani s tem, doslej največja ovira za širšo uporabo elektronskega arhiviranja.

Domača zakonodaja se je s tem približala ureditvam upravljanja dokumentov v drugih državah EU, kjer presojanje verodostojnosti in izbiro tehnologije elektronskega arhiviranja prepuščajo pravilom arhivske in informacijske stroke oziroma jih regulira v tehničnih predpisih. 

Več o hrambi dokumetov

Elektronsko obvladovanje dokumentov

V vse več podjetjih se uveljavlja brezpapirno poslovanje. V ospredju so tako programske platforme, računalniški oblak in mobilne rešitve, saj zaposleni dokumente in datoteke v poslovnih okoljih uporabljajo na najrazličnejše načine. Po zaslugi informacijskih tehnologij, ki so dokumentne sisteme kot storitev naredile dostopne širšemu krogu uporabnikom, so te rešitve postale tudi cenovno dostopnejše. Danes si lahko podjetja vseh velikosti privoščijo odličen dokumentni sistem, kar v preteklosti nikakor ni bilo mogoče. Prava moč in vrednost elektronskega obvladovanja dokumentov  se v podjetjih pokažeta v upravljanju dokumentov in vsebin, kjer sistemi z informacijami ne strežejo več zgolj zaposlenim v administraciji in upravi, temveč z ustreznimi informacijami zalagajo sleherno delovno mesto in zaposlenega.

K širši rabi dokumentnih sistemov je veliko prispevala predvsem njihova slogovna preobrazba. Zastarele in okorne vmesnike so nadomestile uporabnikom prijazne in všečne aplikacije, s katerimi izaposleni v podjetju razmeroma enostavno vnesejo, poiščejo in/ali uredijo dokumente, bistveno izboljšana pa je tudi podpora sodelovanju in skupinskemu delu. Merilo, ki prepriča vodstvo podjetja, da uvede določen dokumentni sistem, je predvsem učinkovitost zaposlenih. Ta se ob uporabi napredne rešitve za upravljanje dokumentov bistveno poveča, saj zaposleni bistveno hitreje najdejo prave informacije, bistveno manj je tudi napak. Naslednja generacija dokumentnih sistemov, podprtih z umetno inteligenco, bo znala celo sama izpolnjevati obrazce, dokumente in bo zaposlenim prihranila veliko časa.

Napredne elektronske dokumentne sisteme najpogosteje uvajajo hitro rastoča podjetja, ki želijo svoje poslovanje razvijati v smeri e-poslovanja. Rešitve za upravljanje vsebin lahko v takih podjetjih omogočijo učinkovito vodenje, spremljanje proizvodnje in prodaje ter upravljanje marketinga in proizvodnje. Številna proizvodna podjetja elektronske dokumentne sisteme uporabljajo z namenom obvladovanja vodenja kakovosti, odličnosti, učinkovitosti in nadzora razvoja.

Več o elektronskem obvladovanju dokumentov